神戸のグルメの通う炭火焼鳥と地鶏料理の店

幹事さんの一番の悩みが予算内で納まるかどうかですね。
そこで、とり梅が宴会幹事さんの応援を致します。
ご相談して下さい。
ご予算内で満足の宴会に致しましょう。（悩めるとり梅　店長）

幹事　歓送迎会の進め方　進行例

いつかは、幹事さん自身も歓送迎会の主役になるときがくるかもしれません。
そのときのためにもこの度の当事者の皆さんのために最高の歓送迎会にしてあげて下さい。

いままでの職場を去る人のための送別会と、新たに配属される人のための歓迎会を併せて行なうのが歓送迎会です。
あまり形式にとらわれることはありませんが、会社行事として行なう場合は、１ヶ月ぐらい前から準備が必要です。

幹事さん応援します！
１０名様以上の幹事さんには　５０００円のお食事券をプレゼント致します。

幹事のポイント　注意点

１ヶ月?２週間前

1　幹事社員の顔合わせ
仕事のスケジュール優先で顔合わせの場を
当日までの役割分担、大まかなスケジュールなどを決めます。
会社行事の一環としてのイベントですから、それぞれの仕事のスケジュールを優先し、仕事に支障がでないように召集することが大事です。

2　会場の決定
必要に応じて会場を下見し、当日のイメージ作り
社内で行なうのか、社外の会場を利用するのかを決め、必要に応じて下見をします。
社内で行なう場合はとにかく、ホテルや飲食店など社外の会場を利用する場合、下見が欠かせません。

3　演出法の検討
花を贈るか品物を贈るか、寄せ書きは添えるかなどを検討
花束や記念品を贈るか、余興を入れるかなどについて話し合います。
寄せ書きを贈る場合は、早目の根回しが必要です。
また、余興を入れる場合は、芸を持っている社員にこの段階で打診しておきます。

4　進行台本作成
進行台本を作成して大まかなタイムスケジュールを決定
主要な場面の演出法が決まったところで、進行台本を作成します。
基本となる進行台本を作り、それに沿ってタイムスケジュールを決めます。
完成したら一度、上司などに目を通してもらうと良いでしょう。

２週間前?前日

5　スタッフ決定
スタッフを集めてそれぞれの役割を決定
当日までの準備スタッフと当日のスタッフを決め、役割を割り振ります。
当日までの準備に携わるスタッフと、当日の進行に携わるスタッフの両方が必要です。
余裕のあるスタッフ構成が望ましいでしょう。

当日?後日

6　進行の最終確認
早めに会場入りして進行内容や贈答品をチェック
進行内容の確認はもちろん、贈答品なども忘れずにチェックします。
急な変更などを考え、スタッフは時間に余裕を持って会場入りをします。
贈答品などがある場合は、きちんと準備ができているか確認する事も大切です。

7　会計報告
会の終了から遅くとも2、3日以内には収支決算
物品購入などが伴う会では収支決算が不可欠です。
それも、出来るだけ日を置かずに行ないます。

まとめ　送と迎のバランス

歓送迎会の幹事として、もっとも気を配らなければならないのは、送と迎のバランスです。
送別会と歓迎会うぃいっしょにおこなう歓送迎会では、ともすると付き合いの長かった転任者の「送」のほうが中心になり、特に歓談の時間など、知り合いの少ない新任者が孤立してしまいがちです。
均等に主役の座を保てるように幹事さんは配慮しなければなりません。
自ら積極的に話しかけると同時に、司会者にインタビューを試みさせたり、余興に引っ張り出したりして、新任者が浮いてしまわないようしましょう。

参照元　司会者＆幹事の進行実例集　著者　響　由佳

★ 社内文書　宴会　忘年会　新年会　歓送迎会　の案内文の書き方

★酒が飲めるぞ

焼き鳥屋のおっちゃん